Инструкция

О программе

Продуктом компании МАСТЕР ЭЛЕКТРОННЫХ ТОРГОВ является инновационное программное обеспечение расширяющее доступ субъектов малого и среднего бизнеса к государственным и коммерческим закупкам.

Отличие от представленных на рынке конкурентных разработок заключается в том, что система МЭЛТОР обладает не только функционалом поиска государственных и коммерческих закупок, но и ERP модулем, а так же функциями электронного документооборота. Возможности системы позволяют:

  • Настраивать поиск и находить интересующие конкурсы и аукционы, получая на эл.почту уведомления о появлении новых закупок.
  • Выделять каждый интересующий аукцион в новый проект, определять сроки и ответственных исполнителей, контролировать ход подготовки документов
  • Открывать документы по закупке и хранить подготовленную документацию в программе МЭЛТОР;
  • Использовать календарь задач, который помогает не пропустить обозначенный срок, даже если проектный менеджер заболел и не вышел на работу.

Другими важными преимуществами системы «МЭЛТОР» являются:

  • Доступность и актуальность системы в онлайне. В системе МЭЛТОР можно работать online из любой точки мира. Это идеальное решение для работы с удаленными сотрудниками.
  • Быстрый старт и дальнейшее использование - без затрат. Достаточно просто зарегистрироваться на сайте www.meltor.ru. У пользователя системой нет расходов на внедрение, покупку оборудования или техническую поддержку.
  • Настройка программы «под себя». Система может быть адаптирована под специфические требования ваших бизнес-процессов. Есть возможность создания собственных проектов и задач, добавление сотрудников, настройки статусов и режимов доступа к информации.
  • Гибкая настройка прав. Система разграничения прав позволит настроить права для каждого сотрудника. Не обязательно давать полный доступ каждому сотруднику, он может видеть только свои проекты и задачи.
  • Простой поиск и добавление новых проектов. МЭЛТОР позволяет настроить множество различных фильтров и постоянно контролировать появление новых закупок в соответствии с интересами вашего бизнеса. Добавление информации в собственные проекты происходит за несколько секунд.
  • Надежна и безопасна. Программа отвечает современным требованиям надежности и безопасности. Даже сотрудники компании МЭЛТОР не имеют доступа к данным клиентов. Серверы системы находятся в России.
  • Выгодная цена. Стоимость генеральной лицензии на программу составляет 1200 рублей в месяц и пользовательская лицензия на 1-го сотрудника стоит 300 рублей. То, есть компания в которой 3 сотрудника занимаются подготовкой документации заплатит за месяц 2100 рублей.

Посетив семинары, проводимые компанией МЭЛТОР, и, став пользователями системы представители некоторых компаний оставили свои отзывы:

«Мы пользуемся услугами МЭЛТОР с мая этого года и получили комплексное сопровождение на всех этапах участия в госзакупках. За это время мы успели принять участие в электронных аукционах и одержали нашу первую победу». Коммерческий директор ООО «Национальная Лизинговая Компания», Ерицян Ашот

«Спасибо за познавательный семинар. Все понятно, наглядно. Отличная манера ведения семинара у ведущего. Виден системный подход и весомый опыт в госзакупках. Советую посетить вводный курс всем, кто планирует участвовать в госзаказе». Директор по развитию ООО «LINTEK» Авдасев Игорь

«Семинар организован очень грамотно. Особенно интересно было узнать личные примеры из практики ведущих. Для начинающего специалиста - такое обучение на вес золота, так как значительно сокращает время на понимание вопроса». Коммерческий директор ООО «Национальные водные ресурсы» Алихан Аллафердов

Почему клиенты компании пользуются сервисом системы МЭЛТОР?

Любой компании участвующей в государственных или коммерческих закупках очень важно ответить для себя на вопросы:

  • Кто из сотрудников осуществляет поиск проектов по госзакупкам?
  • Кто принимает решение – участвуем/не участвуем в конкретном госзаказе?
  • По каким критериям принимается решение об участии в данной госзакупке?
  • Кто назначает ответственного за проект?
  • Кто отвечает за наличие обеспечения на электронной торговой площадке?
  • Кто занимается подготовкой банковской гарантии для конкретного госзаказа?
  • Кем готовится и где хранится проектная документация по государственной или коммерческой закупке?
  • Кто отвечает за подготовку и заключение госконтракта?
  • И др.

Даже если в компании только один – два сотрудника занимаются подготовкой документации в рамках участия в госзакупках, построение системы контроля над реализацией проектов – неотъемлемая часть организации поставщика. Дело в том, что у каждого проекта (госзаказа) есть несколько сроков, которые необходимо держать на контроле:

  • Начало подачи котировочных заявок
  • Срок решения вопроса по обеспечению участия
  • Окончание подачи котировочных заявок
  • Дата и время проведения аукциона
  • Публикация протокола
  • Срок решения вопроса по банковской гарантии
  • Срок подписания победителем государственного или муниципального контракт
  • Срок поставки или исполнения государственного контракта

Если одновременно в организации ведется более одного проекта уследить за всеми сроками и задачами достаточно проблематично. А если таких проектов ведется одновременно 3-4-5. Опять возвращаемся к вопросу электронной системы управления.

Один из клиентов системы МЭЛТОР одномоментно ведет не менее ста (!) проектов. Компания, ежемесячно подает более 2000 заявок на участие в электронных аукционах. С начала 2013-го года компания (из 8-ми сотрудников) приняла участие более чем в 23000 запросах котировок и электронных аукционов.

Любая компания став пользователем системы МЭЛТОР, способна выйти на подобные целевые показатели и поставить на поток участие в государственных и коммерческих закупка.

Применяемые технологии

Система «МЭЛТОР» работает в набирающей популярность среде SааS (Software as a Service – Программное обеспечение как услуга), в так называемом «облаке». Основной принцип работы такой системы – создание единого хранилища данных, содержащего всю корпоративную бизнес-информацию и обеспечивающего одновременный доступ к ней необходимого количества сотрудников компании, наделённых соответствующими полномочиями, из любого места, где есть интернет.

Этот подход подразумевает, что при взаимодействии с клиентом по любому каналу сотруднику компании доступна полная информация обо всех взаимоотношениях с этим клиентом и решение принимается на основе этой информации. Система формирует стандартизованное единое информационное пространство компании, нацеленное на максимальное удовлетворение потребностей компаний в средствах управления бизнесом.

Основными пользователями SaaS систем являются компании малого и среднего бизнеса, индивидуальные предприниматели, не готовые приобретать дорогостоящее оборудование и лицензионное программное обеспечение, тратить значительные суммы и время на его внедрение, настройку и обслуживание. Также система будет удобна компаниям, имеющим разветвленную сеть филиалов.

SaaS системы позволяют начинать работу сразу после регистрации и экономить в случаях, когда Вы не уверены в соответствии Вашим требованиям конкретных продуктов, так как в любой момент Вы можете отказаться от его использования.

SaaS приложение позволяет создавать единое информационное пространство, настраивать индивидуальный доступ сотрудников, что является незаменимым решением при мобильности вашего бизнеса: удаленной работе сотрудников, командировках, работе с филиалами.

Все расходы берет на себя компания-поставщик услуг, гарантируя бесперебойную работу всех приложений, осуществляет всестороннюю профессиональную техническую поддержку. Оплата услуг осуществляется клиентом за время пользования программой и количество пользователей.

Как правило, типовые решения, заточенные на определенные работы или отрасли, стоят не дорого, так как они распространяются тиражом. Обратная связь позволяет динамично развивать такие решения, так как обновление системы происходит централизовано и одновременно у всех пользователей системы из единого центра.

Простой, интуитивно понятный интерфейс SAAS систем не требует дополнительного обучения сотрудников.

Практическое использование программы

В современном мире, в условиях постоянно меняющейся ситуации чтобы справится с нарастающим потоком информации, необходимо повышать эффективность бизнес-процессов, не усложняя их. Существенная часть доходности любого бизнеса составляет четкие, выверенные алгоритмы рабочих процессов, подкрепленные информационными системами. Бизнес - это четкая стратегия, актуальные данные и дисциплина. Если нет порядка, бизнес дает сбой.

Сегодня очень сложно найти специалистов высокого уровня, и стоят они дорого. Увольняясь, такой специалист может нанести значительный урон даже стабильной компании. А что говорить про небольшие компании, которые больше подвержены коллизиям такого рода. Поэтому строить бизнес необходимо, исходя, в первую очередь, из соображений безопасности компании.

Мы предлагаем схему работы, в которой Вы получаете безопасность и стабильность, будучи даже небольшой компанией, привлекая минимальное количество специалистов высокого уровня и делая ставку на рядовых сотрудников.

Система управления проектами в области государственных и коммерческих закупок «МЭЛТОР» направлена на оптимизацию рабочего времени и помогает в решении многих задач, которые возникают ежедневно. В системе прослеживается четкая линия, нацеленная на систематизацию входящего маркетингового материала, его переработки и формирования правильных управленческих решений. Мы предлагаем Вам помощника, который поможет распределить задачи между сотрудниками и проконтролировать их исполнение.

Для кого создана система:

  • Для владельцев малого и среднего бизнеса.
  • Для тех, кто еще только планирует открыть свое дело.
  • Для руководителей давно существующих фирм, которые стремятся обеспечить стабильный рост и развитие компаний.
  • Для всех, кто занят в сфере государственных, муниципальных и коммерческих закупок.

В большинстве компаний сотрудники не знают, что такое ежедневник и не понимают, для чего он нужен. Как правило, сотрудники не признают ежедневников и уверены, что это пустая трата времени. Даже если сотрудник ведет ежедневник, бывают вынужденные отсутствия на работе по разным причинам, а работа не ждет.

Возникают вопросы:

  • Как уследить за каждым сотрудником?
  • Как в отсутствие сотрудника восстановить все его текущие дела, переговоры и отгрузки?
  • Как в отсутствие сотрудника перераспределить поток его текущих дел на других членов команды?

И начинается суета и суматоха, особенно в системе Государственных закупок, где жесткое расписание, почти всегда ограничено время и многое на поставлено карту:

  • Не успел оформить обеспечение Государственного контракта - в список недобросовестных поставщиков;
  • Не успел подписать Государственный контракт - в список недобросовестных поставщиков;
  • Не успел вовремя отгрузить товар - штрафные санкции.

Достаточно большой объем работы лежит на плечах руководителя и при увеличении объема участия в электронных торгах объем работы серьезно увеличивается. Краткий список мероприятий по работе с Электронными торгами, которые должны быть на постоянном контроле у руководителя:

1. Этап (Предварительный):

  • Найти проект;
  • Заполнить таблицы закупки;
  • Аналитика проекта;
  • Распределить проекты между сотрудниками;
  • Выполнение проекта сотрудником;
  • Проверка проекта на предмет выигрыша (Проведение аукциона).

2. Этап (Выиграли):

  • Обеспечение Государственного контракта;
  • Подписание Государственного контракта;
  • Закупка товара;
  • Сборка товара (склад);
  • Отгрузка товара по Государственному контракту.

3. Этап (Заключительный):

  • Оплата Государственного контракта;
  • Возврат документов.

4. Дополнительные этапы:

  • Обращение в ФАС;
  • Рассмотрение в ФАС и итоги;
  • Судебные процессы.

Некоторые этапы в процессе выполнения проекта повторяются. Красным шрифтом выделены критичные задачи, невыполнение которых в срок грозит серьезными санкциями для компании.

Достаточно большой объем работы лежит на плечах руководителя и при увеличении объема участия в электронных торгах, объем работы серьезно увеличивается.

Выход есть! - Система управления проектами для государственных и коммерческих закупок «МЭЛТОР» - это комплексное решение для управления проектами в области государственных закупок, электронных торгов, это мощная информационная система, которая позволяет:

  • Оперировать большими объёмами данных;
  • Выстроить стройную систему проектов и задач;
  • Избавиться от большинства рутинных операций.

Сотруднику необходимо войти в систему управления госзакупками для поставщиков «МЭЛТОР», увидеть и выполнить поставленную задачу в назначенный срок: этого достаточно, чтобы руководитель увидел, что задача выполнена в срок и сотрудник проделал необходимую работу.

Максимум, что требует от сотрудника система, это сделать выбор из предложенных вариантов или написать короткую заметку и поставить флажок, что задача выполнена. Система фиксирует время назначения и время выполнения задачи. По сути, система представляет собой корпоративный ежедневник, она позволяет Вам быть в курсе текущих дел каждого сотрудника, и состояния компании в целом.

Распределяя простые и понятные типовые задачи, Вы получаете своего рода конвейер, где рядовой сотрудник, получая простую и понятную задачу, будет постоянно улучшать качество исполнения задачи. Таким образом, рядовые сотрудники будут стремиться повышать свою квалификацию самостоятельно, оттачивая выполнение типовой задачи. При этом потеря одного из сотрудников не скажется критически на состоянии компании в целом и будет легко восполнила.

Просто представьте, небольшой компании (10-15 человек) по силам контролировать 1500-2000 проектов в месяц, имея хороший процент выигрышей и постоянно увеличивать свою прибыль, при этом находясь в правовом поле и не участвуя в договорных аукционах или сговоре.

Система управления проектами в области государственных и коммерческих закупок «МЭЛТОР» помогает реализовать базовую схему алгоритмов делегирования полномочий, что позволяет эффективно управлять десятками проектов одновременно, распределяя множество задач между сотрудниками и проверяя их исполнение. В итоге у руководителя появляется больше свободного времени для решения стратегических вопросов.

Время – единственный невосполнимый ресурс, который должен уметь использовать практичный и успешный руководитель.